Raummanagement

Digitale Raumbeschilderung garantiert Übersichtlichkeit und Effizienz

Eine veränderte Konferenz- und Meetingkultur, in der Besprechungen spontaner einberufen und häufiger verschoben werden, erfordert flexible und sichere Systeme zur Raumreservierung. Als effektive Lösung greift hier die digitale Beschilderung, integriert in ein elektronisches Raumbeschilderungssystem. Ziel dabei ist es, Papierschilder oder unflexible Beschilderungen für Konferenzzentren, Büros, Meeting-Räume oder Behandlungszimmer durch digitale Anzeigen zu ersetzen. Mit dem Einsatz von electronic shelf labels kann diese digitale Raumverwaltung - bekannt unter dem Oberbegriff Digital Signage - realisiert werden. Die E-Paper Displays erlauben eine vollgrafische Darstellung von Raumbelegungen, sodass Seminar- und Konferenzräume oder Patientenzimmer jederzeit aktualisiert und verwaltet werden können.

Die digitale Beschilderung reduziert in erster Linie den Arbeitsaufwand der Verwaltung, da die Mitarbeiter die Raumbeschilderung schnell und einfach selbst bespielen können: Das Personal im Facility Management muss keine Papierschilder mehr ausdrucken, da die Inhalte auf den Displays zentral und automatisch - auch individuell über eigene Kalendereinträge - mit einem Klick gesteuert werden können. Die digitale Raumbeschilderung sorgt damit nicht nur für eine transparente Information für Kunden, Mitarbeiter und Besucher, sondern ermöglicht flexible und schnelle Reservierungsvorgänge. Dank der Integration in bereits genutzte Kalender- und Buchungssysteme, Schnittstellenlösungen oder Softwares wie Microsoft Exchange lassen sich digitale Schilder leicht vernetzen.

Digital Signage Lösungen auf E-Ink oder E-Paper-Basis halten nicht nur in Büroräumen Einzug, sondern erleichtern auch alltägliche Prozesse: Die bewährte electronic shelf labels Technologie vereinfacht infolge der digitalen Schilder die Orientierung an Verkehrsknotenpunkten wie Flughäfen oder Bahnhöfen und kann dank einer unkomplizierten Montage als Wegweiser in Banken, Hotels, medizinischen Einrichtungen, Tankstellen, Behörden sowie Bildungseinrichtungen fungieren. In Krankenhäusern kann die digitale Beschilderung etwa als Kennzeichnungslösung die Raumplanung von Behandlungsräumen und OP-Sälen sowie die Bettenbelegung unterstützen.

Intelligentes Raum- und Büromanagement mit ROOMZ

Ob im Business, an Universitäten oder in anderen öffentlichen Einrichtungen - das digitale Raummanagement in Echtzeit hilft bei der Verwaltung der eigenen Räumlichkeiten. So müssen Besprechungsräume und Büros für den Jour Fixe, Konferenzräume für Tagungen oder Säle für Kongresse nicht mehr manuell in umständlichen Raumreservierungsprozessen gebucht werden. Dies vermeidet hohe Verwaltungskosten, ungenutzte Besprechungsräume oder sogar Mehrfachbuchungen.

Eine flexible und übersichtliche Raumverwaltung ist dabei nicht nur für traditionelle Arbeitsumgebungen wie Besprechungsräume, Büros, Konferenzräume, Hörsäle oder Gruppenarbeitsräume, sondern auch für moderne Arbeitsplatzmodelle wie Coworking-Spaces oder Desk-Sharing unerlässlich. Gerade diese innovativen Arbeitsumgebungen erfordern eine gezielte und unkomplizierte Lösung zum Raum- und Büromanagement. Das intelligente System von ROOMZ arbeitet daher mit Sensoren, die freie Arbeitsplätze erkennen und diese übersichtlich kartografieren und darstellen. Somit können die Arbeitskräfte schnell den entsprechenden Büroräumen zugewiesen werden. Das ROOMZ Display zeigt dann die Belegung der einzelnen Räume oder Arbeitsplätze an. Wurde ein Meeting kurzfristig abgesagt, kann dieses entweder zentral oder direkt am digitalen Display storniert werden. Darüber hinaus erkennen die intelligenten Sensoren, ob Räume zwar gebucht, aber nicht genutzt werden. Das System registriert diese sogenannten Ghost-Meetings und gibt die fälschlich gebuchten Räume automatisch wieder frei.

Freie Wahl der Inhalte und Darstellung ermöglichen Beschilderung im Corporate Design

Neben der Dauer der Raumbelegung können auf den electronic shelf labels auch Zusatzinformationen wie die Bezeichnung der Veranstaltung abgebildet werden. Veränderungen auf Türschildern, beispielsweise bedingt durch den Umzug eines Kollegen in ein neues Büro, erfordern ebenso nur noch einen Klick. Da das elektronische Raumbeschilderungssystem via Funk zentral von einer Station verwaltet werden kann, werden verfügbare Räume, die mit digitalen Türschildern beschriftet werden, insgesamt wesentlich effizienter genutzt. Innerhalb weniger Sekunden können neue Buchungen oder Reservierungen auf den digitalen Labels angezeigt werden, sodass alle Räume stets aktuell ausgeschildert sind.

Das elektronische Raummanagement bietet außerdem die Möglichkeit, durch individuelle Layouts sowie der Anzeige von Logos oder Bildern auf den digitalen Labels die eigene Corporate Identity einzubinden und sorgt mit entsprechenden Firmenschildern für ein einheitliches Erscheinungsbild. So hinterlassen digitale Schilder, wie eine Veranstaltungsübersicht auf einem großformatigen Display im Foyer, einen fortschrittlichen und professionellen Eindruck bei Besuchern oder Kunden.