Raummanagement

Digitale Raumbeschilderung garantiert Übersichtlichkeit und Effizienz

Effizientes Raummanagement durch elektronische Beschilderung

Eine veränderte Konferenz- und Meetingkultur, in der Besprechungen spontaner einberufen und häufiger verschoben werden, erfordert flexible und sichere Systeme zur Raumreservierung. Als effektive Lösung greift hier die digitale Beschilderung, integriert in ein elektronisches Raumbeschilderungssystem. Ziel dabei ist es, Papierschilder oder unflexible Beschilderungen für Konferenzzentren, Büros, Meeting-Räume oder Behandlungszimmer durch digitale Anzeigen zu ersetzen. Mit dem Einsatz von electronic shelf labels kann diese digitale Raumverwaltung - bekannt unter dem Oberbegriff Digital Signage - realisiert werden. Die E-Paper Displays erlauben eine vollgrafische Darstellung von Raumbelegungen, sodass Seminar- und Konferenzräume oder Patientenzimmer jederzeit aktualisiert und verwaltet werden können.

Die elektronische Raumbeschilderung reduziert in erster Linie den Arbeitsaufwand der Verwaltung, da die Mitarbeiter die Raumbeschilderung schnell und einfach selbst bespielen können: Das Personal im Facility Management muss keine Papierschilder mehr ausdrucken, da die Inhalte auf den Displays zentral und automatisch - auch individuell über eigene Kalendereinträge - mit einem Klick gesteuert werden können.

Schnelle Integration in Microsoft Exchange

Die digitale Raumbeschilderung sorgt damit nicht nur für eine transparente Information für Kunden, Mitarbeiter und Besucher, sondern ermöglicht flexible und schnelle Reservierungsvorgänge. Dank der Integration in bereits genutzte Kalender- und Buchungssysteme, Schnittstellenlösungen oder Softwares wie Microsoft Exchange lassen sich digitale Schilder leicht vernetzen. Insgesamt lässt sich durch die digitale Beschilderung das Raummanagement optimieren.

Vorteile

Aktuelle Raumbeschilderung durch zentrale Änderungen per Knopfdruck
Übersichtliche digitale Raumbeschriftung
Keine Mehrfachbuchungen / hohe Verwaltungskosten durch effizientere Raumnutzung
Direkte Schnittstelle zum Kalenderverwaltungsprogramm
Wegweiser als Orientierungshilfe in Großkomplexen
Moderne Außendarstellung

Branchen

Büros / Meetingräume / Konferenzräume
Krankenhäuser / Behandlungsräume
Hotels
Restaurants
Bildungseinrichtungen
Verkehrsknotenpunkten: Flughäfen / Bahnhöfe

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Digital Signage Lösungen auf E-Ink oder E-Paper-Basis halten nicht nur in Büroräumen als Hilfe zur Raumverwaltung Einzug, sondern erleichtern auch alltägliche Prozesse: Die bewährte electronic shelf labels Technologie vereinfacht infolge der digitalen Schilder die Orientierung an Verkehrsknotenpunkten wie Flughäfen oder Bahnhöfen.

Dank einer unkomplizierten Montage als Wegweiser in Banken, Hotels, medizinischen Einrichtungen, Tankstellen, Behörden sowie Bildungseinrichtungen fungieren. In Krankenhäusern kann die digitale Beschilderung etwa als Kennzeichnungslösung die Raumplanung von Behandlungsräumen und OP-Sälen sowie die Bettenbelegung unterstützen.

Intelligentes Raum- und Büromanagement mit ROOMZ

Ob im Business, an Universitäten oder in anderen öffentlichen Einrichtungen - das digitale Raummanagement in Echtzeit hilft bei der Verwaltung der eigenen Räumlichkeiten. So müssen Besprechungsräume und Büros für den Jour Fixe, Konferenzräume für Tagungen oder Säle für Kongresse nicht mehr manuell in umständlichen Raumreservierungsprozessen gebucht werden. Dies vermeidet hohe Verwaltungskosten, ungenutzte Besprechungsräume oder sogar Mehrfachbuchungen.

Eine flexible und übersichtliche Raumverwaltung ist dabei nicht nur für traditionelle Arbeitsumgebungen wie Besprechungsräume, Büros, Konferenzräume, Hörsäle oder Gruppenarbeitsräume, sondern auch für moderne Arbeitsplatzmodelle wie Coworking-Spaces oder Desk-Sharing unerlässlich. Gerade diese innovativen Arbeitsumgebungen erfordern eine gezielte und unkomplizierte Lösung zum Raum- und Büromanagement.

Smarte Sensoren zur automatisierten Buchung von Räumen

Das intelligente Raumbuchungssystem von ROOMZ arbeitet daher mit Sensoren, die freie Arbeitsplätze erkennen und diese übersichtlich kartografieren und darstellen. Somit können die Arbeitskräfte schnell den entsprechenden Büroräumen zugewiesen werden. Das ROOMZ Display zeigt dann die Belegung der einzelnen Räume oder Arbeitsplätze an. Wurde ein Meeting kurzfristig abgesagt, kann dieses entweder zentral oder direkt am digitalen Display storniert werden. Darüber hinaus erkennen die intelligenten Sensoren, ob Räume zwar gebucht, aber nicht genutzt werden. Das Raumbuchungssystem registriert diese sogenannten Ghost-Meetings und gibt die fälschlich gebuchten Räume automatisch wieder frei.

Coworking und Desk-Sharing

Coworking wird von immer mehr Erwerbstätigen in Anspruch genommen. Dabei stellen unabhängige Firmen ihre teils möblierten Flächen zur Verfügung, um Arbeitnehmern in Home Office, Selbständigen oder Start-Ups die passenden Räumlichkeiten wie Konferenzräume oder Arbeitsplätze zur Verfügung zu stellen. Die einzelnen Räume werden angemietet und reserviert.

Desk-Sharing findet dagegen innerhalb eines Betriebes statt. Das Unternehmen (häufig ein Start-Up) beschäftigt dabei weniger Mitarbeiter als Arbeitsplätze zur Verfügung stehen. Demnach nimmt die Verwaltung dieser Arbeitsplätze hier eine wichtige Rolle ein.

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Freie Wahl der Inhalte und Darstellung ermöglichen Beschilderung im Corporate Design

Neben der Dauer der Raumbelegung können auf den electronic shelf labels auch Zusatzinformationen wie die Bezeichnung der Veranstaltung abgebildet werden. Veränderungen auf Türschildern, beispielsweise bedingt durch den Umzug eines Kollegen in ein neues Büro, erfordern ebenso nur noch einen Klick.

Da das elektronische Raumbeschilderungssystem via Funk zentral von einer Station verwaltet werden kann, werden verfügbare Räume, die mit digitalen Türschildern beschriftet werden, insgesamt wesentlich effizienter genutzt. Innerhalb weniger Sekunden können mithilfe der Raummanagement-Software neue Buchungen oder Reservierungen auf den digitalen Labels angezeigt werden, sodass alle Räume stets aktuell ausgeschildert sind.

Das Raummanagement mit elektronischer Beschilderung bietet außerdem die Möglichkeit, durch individuelle Layouts sowie der Anzeige von Logos oder Bildern auf den digitalen Labels die eigene Corporate Identity einzubinden und sorgt mit entsprechenden Firmenschildern für ein einheitliches Erscheinungsbild. So hinterlassen digitale Schilder, wie eine Veranstaltungsübersicht auf einem großformatigen Display im Foyer, einen fortschrittlichen und professionellen Eindruck bei Besuchern oder Kunden.

Raummanagement mit multifunktionalen E-Ink Displays

Die Hardware-Lösungen von Visionect bieten sich dank ihres flexiblen und multifunktionalen Displays optimal für die Raumverwaltung an. Die großformatigen E-Ink Displays wurden so entwickelt, dass sie sich in jedes Umfeld ideal einfügen lassen.

Erhältlich in Graustufen HD und Vollfarbe überzeugen die digitalen E-Ink Displays durch ihre einwandfreie Lesbarkeit, einem modernen Aluminiumgehäuse und seine einfache Bedienung. Als All-in-One Beschilderung eignen sich die E-Ink Displays sowohl für die Raumbeschilderung im Innen- als auch im Außenbereich in den verschiedensten Branchen.

Effizient Räume verwalten mit Raumbuchungssystemen

Raumbuchungssysteme eignen sich als perfekte Ergänzung in Büroumgebungen, Hotels oder bei Veranstaltungen, Tagungen oder Meetings. Jeder Raum hat einen unterschiedlichen Einsatzbereich und kann dadurch beispielsweise als Besprechungsraum, Tagungsraum, als Warteraum oder ähnliches kategorisiert werden. Mithilfe eines Raumbuchungssystems lassen sich die Räume bequem und einfach verwalten. Dabei werden sowohl der Einsatzbereich sowie die Teilnehmeranzahl, Funktion und Ausstattung des jeweiligen Raums berücksichtigt.

Durch Raumbuchungssysteme wird die Raumbuchung einfach gemacht: online können Räume gebucht, reserviert, storniert und kategorisiert werden. Die Buchung eines Raums erfolgt flexibel und einfach über das System und lässt sich somit optimal in den Workflow integrieren.

SmaSS Middleware

Das "Smart Signage System" SmaSS Middleware verknüpft das vorhandene MES bzw. ERP System mit dem System der elektronischen Beschilderung und lässt sich somit auch als Raummanagement Software verwenden. Speziell über SmaSS Office lassen sich beispielsweise Kalender oder Zeiterfassungssysteme an die digitalen Schilder anbinden und verwalten. Wie gewohnt können hier Termine im Kalender erstellt werden, die Daten werden anschließend auf die E-Ink Displays übertragen. Die Raumbuchung lässt sich dank SmaSS Office flexibel und einfach über die Web-Oberfläche verwalten.

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